Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar

A través de la resolución 000012 del 9 de febrero de 2021, la Dian creó la versión 1.0 del documento soporte en adquisiciones.

Los contribuyentes que adquiera bienes y servicios a personas que no están obligadas a facturar, deben elaborar un documento soporte en el que consten dichos pagos.

¿Qué es el documento soporte en adquisiciones?

Este documento se le llama soporte en adquisiciones cuando se genera al hacer una compra a sujetos que NO están obligados a expedir factura o que no generan un documento equivalente.                                          

¿Quién está obligado a generar el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar?

Esta obligación compete a las personas y empresas que están obligadas a expedir factura, cuando hacen una compra o pago a una persona que NO está obligada a expedir factura, de acuerdo al artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016.

 Este documento soporte será el que pruebe los costos, deducciones e impuestos descontables del contribuyente que realice el pago.

*Es importante aclarar que es deber de la persona o empresa, que adquiere el bien o servicio, elaborar el documento soporte que suplirá la factura.

Requisitos del documento soporte con NO obligados a facturar

• Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
• Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
• Detallar el valor total de la operación.

Plazo para generar el documento soporte electrónico

El plazo vence el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 000012 del 9 de febrero de 2021.

Para ello el contribuyente podrá tener su propio software o contratar uno con un proveedor tecnológico que preste el servicio, que hace parte de la facturación electrónica y funciona del mismo modo.

Autorización de numeración para el documento soporte

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar debe contener una numeración consecutiva, y esa numeración debe estar autorizada por la Dian de acuerdo al artículo 38 de la resolución 00042 de 2020:

“Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y le permite al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva.”

Además en el parágrafo primero del artículo 40 de la resolución 000042 de 2020 señala:

«Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.»

Según el artículo 40, no se puede emitir un documento soporte con una fecha anterior a la fecha de resolución de autorización de numeración.