Nómina y facturación electrónica: trabajadores independientes obligados a implementarlas

La facturación electrónica es obligatoria para los señalados en el artículo 6 de la Resolución 000042 de 2020 y el artículo 1.6.1.2.4 del DUT 1625 de 2016.

Por su parte, la nómina electrónica es el documento soporte de pago para la solicitud de los costos y deducciones en la declaración de renta.

Factura Electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento que contiene todos los datos y requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, que el artículo 1.6.1.4.1.2 del decreto 1625 define en los siguientes términos:

«Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen de la presente Sección en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.»

La factura electrónica es una factura en toda regla, sólo que es generada por sistemas electrónicos que garantizan su integridad y su origen.

Factura Electrónica en Trabajadores Independientes

Los trabajadores independientes que comercialicen bienes o presten servicios gravados con IVA, y obtengan más de 3500 UVT por concepto de ingresos brutos provenientes de su actividad gravada como lo indica el parágrafo 3 del artículo 437 del ET, se convierten en responsables del IVA, lo que generará que se vean obligados a expedir factura electrónica.

Recordemos que una persona no responsable del IVA no tendrá que implementar la facturación electrónica de acuerdo con lo expresado en el artículo 616-2 del ET y el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016.

Por otro lado, si se trata de un trabajador independiente perteneciente al régimen simple, sin importar si es responsable o no del IVA, esta obligado a expedir factura electrónica por el solo hecho de tributar bajo este régimen como lo indica el artículo 915 del ET y a solicitar las facturas o documento equivalente a sus proveedores de bienes y servicios, según las normas generales consagradas en el marco tributario.

¿Quiénes son los sujetos obligados a facturar electrónicamente?

El artículo 6 de la resolución 000042 de 2020 expedida por la Dian señala los siguientes contribuyentes están obligados facturar electrónicamente, que son:

Artículo 6. Sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.

3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE.

Nómina Electrónica

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021.

Nómina Electrónica en Trabajadores Independientes

Para el caso del documento soporte de pago de nómina electrónica, es preciso no perder de vista que este solo será obligatorio para los contribuyentes del régimen ordinario que requieran soportar los costos de nómina para incluirlos como deducciones o impuestos descontables en la respectiva declaración.

Obligados a generar la nómina electrónica

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.

Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.

Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.

Como lo señala el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.

Fuente: Estatuto Tributario, Dapre Presidencia, Dian, Gerencie, Secretaria Senado, freepick