La resolución 042 de 2020 de la Dian en su artículo 8 señala que están obligados a expedir factura electrónica con validación previa lo sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016.

DECRETO 1625 DE 2016

ARTÍCULO  1.6.1.4.2. Sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

1. Los responsables del impuesto sobre la ventas -IVA;
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo;
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2y parágrafo3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del presente Decreto;
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales;
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618 -2del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.

PARÁGRAFO      . A partir del primero (1) de septiembre de 2020 los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos, deberán expedir factura de venta y/o documento equivalente.

¿Quiénes deben Facturar electrónicamente?

Según el artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016, toda persona natural o jurídica que esté obligada a expedir factura, debe hacerlo electrónicamente, pues ya no es posible hacerlo en papel.

En el caso particular de las personas naturales, deben facturar electrónicamente todas las que son responsables del Iva (antiguo régimen común), esto es, según el parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario, al igual que los responsables del impuesto al consumo.

Las siguientes personas naturales deben facturar electrónicamente:

• Quienes enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Quienes sean contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.

¿Qué se debe hacer si tengo que facturar?

• Contar con el software de facturación electrónica ya sea el propio, con un proveedor aliado o con el de la Dian.
• Tener el certificado de Firma Digital.
• Tener actualizado el Rut con la Responsabilidad de Facturador Electrónica.
• Solicitar la resolución de autorización de facturación electrónica
• Ingresar a la Dian para habilitar el sistema de factura y seguir los pasos que le indican

Las personas naturales que deben expedir factura electrónica en los términos ya señalados, pueden hacerlo gratuitamente utilizando la herramienta ofrecida por la Dian. Esta herramienta es suficiente para personas naturales que no emiten una gran cantidad de facturas, y que no deben llevar contabilidad, pero si al mes registra una gran cantidad de facturas lo ideal es adquirir el paquete de facturación electrónica con la misma marca del software de contabilidad que utiliza.

Aquí puedes leer un resumen que la Dian tiene para Factura Electrónica.

Fuente: Dian, Estatuto Tributario, Función Publica