El documento soporte en compras a NO obligados a facturar debe ser generado electrónicamente igual que la factura electrónica,  el plazo es hasta el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 000012 del 9 de febrero de 2021.

A través de este se informará a la DIAN si el documento será elaborado con algún software propio o a través de los servicios de un proveedor tecnológico.

Requisitos del documento soporte

En la resolución 00042 de 2020, se expresan los requisitos con los que debe cumplir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, nombra a continuación:

• Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

• Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

• Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

• Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.

• Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

• Detallar el valor total de la operación.

Cuando quede convertido en un documento electrónico contara con su respectivo CUDE (Código Único de Documento Electrónico).

Obligados a generar Documento soporte electrónico

El documento soporte electrónico debe ser generado por todos los contribuyentes que facturen electrónicamente y que adquieran productos o servicios a personas que NO están obligadas a expedir factura, como lo señala el parágrafo 4 del artículo 55 de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, adicionado por la resolución 00012 de febrero 9 de 2021.

Los documentos equivalentes señalados por la ley sirven para soportar costos, deducciones e impuestos descontables siempre que cumplan con los requisitos señalados por la norma.

Para tener en cuenta 

Recibos de caja y notas contables como documento equivalente

Los recibos de caja y notas de contabilidad no son válidos como documentos equivalentes, puesto que en el caso de operaciones con no obligados a facturar, se debe elaborar un documento  documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

Aquí puedes leer la Resolución completa:

• Resolución 00012 de febrero 9 de 2021.