La DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.
La generación del soporte del pago de la nómina electrónica, debe ser enviada a la DIAN para su validación, la cual contendrá los valores liquidados de cada empleado, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la DIAN en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
Cómo se genera la nómina electrónica
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la DIAN, y que debe estar validado y aprobado por esta.
Se puede utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.
Obligados a generar la nómina electrónica
Los contribuyentes que contraten personal mediante un contrato de trabajo están en la obligación de generar la nómina electrónica.
El artículo 4 de la resolución señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:
«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»
Según la resolución la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.
Además, que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
Para tener en cuenta, en el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.
Periodo de generación de la nómina electrónica
La nómina electrónica se debe generar mensualmente, independientemente si el pago del salario acordado con los trabajadores son en periodos diferentes, como lo señala el artículo 3 de la resolución.
Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.
El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la DIAN, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, como señala el artículo 8 de la resolución.
¿Qué información debe contener el documento soporte de nómina electrónica?
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
¿Qué plazo deben implementar la nómina electrónica?
La DIAN estableció las fechas máximas para iniciar su emisión:
- Más de 251 empleados: 1 de julio de 2021.
- Entre 101 y hasta 250 empleados: 1 de agosto de 2021.
- Entre 11 y hasta 100 empleados: 1 de septiembre de 2021.
- Entre 4 y hasta 10 empleados: 1 de octubre de 2021.
- Entre 2 y hasta 3 empleados: 1 de noviembre de 2021.
- Empresas o personas naturales con 1 empleado: 1 de diciembre de 2021.
- Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: 31 de mayo de 2022.
Para tener en cuenta
El proceso de habilitación en la DIAN de la nómina electrónica inicia para todos el 31 de mayo de 2021. Los plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica.
Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.
Aquí puedes leer la Resolución completa:
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