Las deducciones corresponden a los gastos en que incurre la persona natural o jurídica en el año gravable, los cuales son necesarios para generar renta. Entre tales gastos se encuentran los de administración y ventas.

Condiciones para la procedencia fiscal de los costos y gastos en la declaración de renta

Las condiciones para la procedencia de los costos y gastos se clasifican en presupuestos esenciales, requisitos de fondo y requisitos formales, así:

– Presupuestos esenciales

Hacen referencia a la relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad que deben tener los costos y gastos.

– Requisitos de fondo

Los requisitos de fondo se relacionan con la realización, imputabilidad y oportunidad.

– Requisitos formales

Entre los requisitos formales se encuentran, por ejemplo, las limitantes o prohibiciones, los documentos soporte, que los conceptos hayan estado sometidos a retención en la fuente, que se hayan realizado los aportes a seguridad social, entre otras exigencias.

Rechazo de costos y deducciones

De acuerdo con el artículo 107 del Estatuto Tributario , los costos y gastos podrán restarse en la declaración de renta siempre que posean relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con cada una de las actividades económicas desarrolladas por el contribuyente.

Por lo tanto, la Dian podrá rechazar estos costos y gastos cuando no cumplan las condiciones anteriormente descritas, los requisitos para los obligados a llevar contabilidad y los medios de pago para su aceptación, o cuando no estén debidamente soportados con facturas que cumplan las exigencias establecidas en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Ahora bien, las normas de los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario señalan que los obligados a llevar contabilidad podrán deducir los costos y gastos fiscalmente realizados y contablemente devengados durante el período gravable. Sin embargo, la Dian podrá rechazarlos en el momento en que estos no cumplan las condiciones para su procedencia.

Articulo 59 Realización del costo para los obligados a llevar contabilidad

Los siguientes costos, aunque devengados contablemente, generarán diferencias y su reconocimiento fiscal se hará en el momento en que lo determine este Estatuto y se cumpla con los requisitos para su procedencia previstos en este Estatuto:

 a) Las pérdidas por deterioro de valor parcial del inventario por ajustes a valor neto de realización, solo serán deducibles al momento de la enajenación del inventario;

b) En las adquisiciones que generen intereses implícitos de conformidad con los marcos técnicos normativos contables, para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios, solo se considerará como costo el valor nominal de la adquisición o factura o documento equivalente, que contendrá dichos intereses implícitos. En consecuencia, cuando se devengue el costo por intereses implícitos, el mismo no será deducible;

c) Las pérdidas generadas por la medición a valor razonable, con cambios en resultados, tales como propiedades de inversión, serán deducibles o tratados como costo al momento de su enajenación o liquidación, lo que suceda primero;

d) Los costos por provisiones asociadas a obligaciones de monto o fecha inciertos, incluidos los costos por desmantelamiento, restauración y rehabilitación; y los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos, salvo las expresamente aceptadas por este Estatuto, en especial lo previsto en el artículo 98 respecto de las compañías aseguradoras y los artículos 112y 113;

e) Los costos que se origen por actualización de pasivos estimados o provisiones no serán deducibles del impuesto sobre la renta y complementarios, sino hasta el momento en que surja la obligación de efectuar el desembolso con un monto y fecha ciertos y no exista limitación alguna;

f) El deterioro de los activos, salvo en el caso de los activos depreciables, será deducible del impuesto sobre la renta y complementarios al momento de su enajenación o liquidación, lo que suceda primero, salvo lo mencionado en este Estatuto; en especial lo previsto en los artículos 145 y 146;

g) Los costos que de conformidad con los marcos técnicos normativos contables deban ser presentados dentro del otro resultado integral, no serán objeto del impuesto sobre la renta y complementarios, sino hasta el momento en que, de acuerdo con la técnica contable, deban ser presentados en el estado de resultados, o se reclasifique en el otro resultado integral contra un elemento del patrimonio, generando una pérdida para fines fiscales producto de la enajenación, liquidación o baja en cuentas del activo o pasivo cuando a ello haya lugar.

Articulo 105 Realización de la deducción para los obligados a llevar contabilidad (gastos)

Los siguientes gastos, aunque devengados contablemente, generarán diferencias y su reconocimiento fiscal se hará en el momento en que lo determine este estatuto:

a) En las transacciones que generen intereses implícitos de conformidad con los marcos técnicos normativos contables, para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios, solo se considerará como deducción el valor nominal de la transacción o factura o documento equivalente, que contendrá dichos intereses implícitos. En consecuencia, cuando se devengue la deducción por intereses implícitos, el mismo no será deducible;

b) Las pérdidas generadas por la medición a valor razonable, con cambios en resultados, tales como propiedades de inversión, serán deducibles al momento de su enajenación o liquidación, lo que suceda primero;

c) Los gastos por provisiones asociadas a obligaciones de monto o fecha inciertos, incluidos los costos por desmantelamiento, restauración y rehabilitación; y los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos, salvo las expresamente aceptadas por este estatuto, en especial lo previsto en el artículo 98respecto de las compañías aseguradoras y los artículos 112y 113;

d) Los gastos que se origen por actualización de pasivos estimados o provisiones no serán deducibles del impuesto sobre la renta y complementarios, sino hasta el momento en que surja la obligación de efectuar el desembolso con un monto y fecha cierto y no exista limitación alguna;

e) El deterioro de los activos, salvo en el caso de los activos depreciables, será deducible del impuesto sobre la renta y complementarios al momento de su enajenación o liquidación, lo que suceda primero, salvo lo previsto en este estatuto; en especial lo establecido en los artículos 145y 146;

f) Las deducciones que de conformidad con los marcos técnicos normativos contables deban ser presentados dentro del otro resultado integral, no serán objeto del impuesto sobre la renta y complementarios, sino hasta el momento en que, de acuerdo con la técnica contable, deban ser presentados en el estado de resultados, o se reclasifique en el otro resultado integral contra un elemento del patrimonio, generando una pérdida para fines fiscales producto de la enajenación, liquidación o baja en cuentas del activo o pasivo cuando a ello haya lugar.

Rechazo de gastos de nómina no soportados con el documento de nómina electrónica

Los empleadores que no hayan adoptado el documento soporte de pago de nómina electrónica de acuerdo con el calendario de implementación y transmisión, previsto en la Resolución 000013 de 2021, modificado por la Resolución 000063 de 2021, se verán sometidos al rechazo de los gastos de nómina pagados entre septiembre y diciembre de 2021.

Lo anterior, considerando que el documento soporte de pago de nómina electrónica es obligatorio para el soporte fiscal de los costos y deducciones en la declaración de renta de aquellos contribuyentes que realicen pagos derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a pensionados a su cargo.

Rechazo de costos y gastos pagados en el exterior

La Dian podrá rechazar los costos y gastos pagados en el exterior cuando la entidad verifique que el beneficiario del pago es directa o indirectamente el mismo contribuyente, en una proporción igual o superior al 50 %, al igual que cuando el pago sea realizado en una jurisdicción no cooperante o de baja o nula imposición, cuando se trate de entidades pertenecientes a un régimen tributario preferencial o cuando el beneficiario no posea certificado de residencia fiscal como lo indica el artículo 771-6 del Estatuto Tributario.