Cuando expedir facturas de venta

La expedición de la factura de venta o documento equivalente es una obligación fiscal, independiente de la naturaleza jurídica de la entidad o de su calidad de contribuyente de impuestos administrados por la Dian.

En materia tributaria deben expedir factura todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesionales liberales o presten servicios, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, así como también deberán conservar copia de la misma por cada una de las operaciones realizadas, independientemente de su calidad de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.

Quien no esté obligado a expedir factura de acuerdo a la legislación tributaria, puede expedirla, y en tal caso debe cumplir con los requisitos legales, si es que pretende que tenga validez.

La factura cumple un papel para efectos comerciales como título valor, y para efectos tributarios como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Requisitos de la factura en el artículo 617 del estatuto tributario

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios, debe cumplir la factura la factura de venta, que son los siguientes:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Un requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la resolución de autorización para facturar, que debe estar impresa en a respectiva factura.

De los anteriores requisitos señalados, los siguientes deben estar previamente impresos en la factura:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

4. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

Quien emita facturas en papel, en formatos preimpresos, no pueden diligenciar manualmente esos datos.

*La omisión de algunos de esos requisitos constituye una irregularidad que puede ser sancionada por la Dian.

Requisitos de la factura para efectos tributarios

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe cumplir una factura, respecto a quien la expide, es decir, al vendedor, pero para que el comprador pueda soportar costos, gastos e impuestos descontables, no es necesario que la factura cumpla con todos los requisitos del artículo 617.

El artículo 771-2 del estatuto tributario exige para soportar costos, deducciones e impuestos descontables que la factura cumpla con los siguientes requisitos:

– Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

– Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

– Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

– Fecha de su expedición.

– Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

– Valor total de la operación.

Lo anterior busca evitar que un contribuyente se pueda ver afectado por los errores que cometa un tercero al emitir una factura, siempre que se cumplan estos requisitos mínimos.

El artículo 771-2 del estatuto tributario también exige unos requisitos mínimos tratándose de documentos equivalentes, que son:

– Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

– Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

– Fecha de su expedición.

– Valor total de la operación.

Lo anterior es válido cuando se adquieren bienes o servicios a personas que no están obligadas a expedir factura.

Si existe obligación de expedir factura no se acepta el documento equivalente, razón se acostumbra solicitar copia del Rut del proveedor.

Requisitos de la factura de venta como título valor

Para que una factura sea legalmente valida y que pueda constituir un título valor, debe contener como mínimo los requisitos contenidos en el artículo 774 del código de comercio, que además se remite al artículo 617 del estatuto tributario, señala los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

Par que la factura constituya título valor, adicional a los requisitos específicos ya señalados, se debe atender los señalados por el artículo 621 del código de comercio:

1. La mención del derecho que en el título se incorpora

2. La firma de quién lo crea.

El primer requisito se incorpora en la factura cuando en ella se indica la descripción del servicio o producto facturado, y el valor del mismo.

Factura de venta y factura de compra

Se habla de factura de venta y de factura de compra, y la factura es una sola, la de venta.

La factura es expedida por el vendedor, y por ello se llama factura de venta. El comprador no expide factura por lo tanto no puede haber una factura de compra.

Fuente: Estatuto Tributario, Dapre Presidencia, Gerencie, Dian, Secretaria Senado, Freepick