¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021.

Para tal efecto, el software de contabilidad o de liquidación de nómina integrará sus módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de generación y reporte como actualmente se hace con la facturación. De esta forma, luego de liquidarse la nómina se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica será enviado a la Dian para su validación, y contendrá los valores liquidados a cada empleado, según los requerimientos de la Dian en el anexo técnico de la resolución 0013 de 2021.

¿Cómo se genera la nómina electrónica?

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional.

Obligados a generar la nómina electrónica

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

El artículo 4 de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde 1 empleado surge tal obligación.

Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica.

Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Es decir que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.

Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.

Periodo de generación de la nómina electrónica

La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.

Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»

Contenido de la nómina electrónica

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.

10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»

11. Fecha y hora de generación.

12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.

Plazo para la implementación de la nómina electrónica

El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la resolución 000037 del 2021,  a la vez modificado por la resolución 000063 del 30 de julio de 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga.

*La DIAN modificó el plazo de implementación para la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para los responsables que tienen entre 1 y 10 empleados a través de la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022. 

¿Cuáles son las fechas de Implementación?

La primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento será así:

-Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, de forma independiente, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022.

– los meses de marzo, abril y mayo de 2022, de forma independiente, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

Lo indicado anteriormente no aplica para los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados que hayan realizado la implementación de forma anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.

Así mismo los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados, que opten por realizar la implementación anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo. No obstante, deberán cumplir con las disposiciones que regulan el documento soporte de pago de nómina electrónica.»

Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica. Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.

Recuerde que para generar la nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en la página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.

En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica.

Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios.

Ya está disponible la opción para iniciar la habilitación de la nómina electrónica desde el mismo micrositio de facturación electrónica, así que se puede iniciar el proceso de inmediato sin esperar a que se llegue a los plazos de vencimiento fijados por la Dian.

Fuente: Dian, Estatuto Tributario, Dapre Presidencia, Gerencie, Secretaria Senado, Freepick